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接待客戶的禮儀流程

2022-03-29 13:59:00 來源: 互聯網

  有的員工接到要接待客戶的工作任務就會表現的很緊張,因為面對著素不相識的客戶,有些還是國外的,習俗愛好不同,性格習慣不同,應如何接待呢?以下為您準備了詳細的接待客戶的禮儀流程,一起來參考。

  一:心理準備(調整好心態)

  其實沒有什么好準備的,外國人也是人,就是有些人的素質還相當差,就跟我們中國農民起家的批發戶一樣,見多了就沒感覺了,平時怎么跟人說話就怎么跟他們說就可以了。

  外商不是拿來做慈善外交的,而是來跟你合伙賺錢的,賺錢永遠都是第一位。外商心里具體在琢磨什么,你猜不到也沒必要去猜,只需要牢記一點,大家合作賺錢,這樣心態就平和了,不卑不亢。

  拋開這些不切實際的東西,放松自己,做個真實的而不是裝模作樣的人,往往更能贏得外商的尊重,把事情辦好就好。外商和我們其實都一樣,愿意跟一個看上去比較穩重地道,而不是一個跑前跑后、慌張亢奮的家伙做生意。

  二:行程安排

  同客戶商討參觀訪問行程表,與公司接待部門溝通,待一切敲定之后,發送郵件貨傳真讓客戶確認,同時讓工廠做好接待準備。

  既然是來賺錢,而不是來旅游觀光,商務性的、務實的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。大擺宴席以及陪他們旅游反而不一定能促成交易。

  因此,事先跟外商詳細商量好他的行程,但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出,看哪些產品和車間,揚長避短,把你想展示給外商的東西充分安排進去??梢哉髑笸馍痰囊庖?,也可以把自己設想成外商,“如果我到一個陌生國度的陌生供貨廠去考察,希望看到什么?”

  實際到訪的時候,嚴格按照行程計劃來做(甚至故意嚴格去做也無妨),常能給外商以好印象。其實道理很簡單,采購商并不討厭古板的供貨商,最怕說了不算、無明確計劃的廠家。

  如果可以,實現跟客人商量好行程安排,至少應該知道客人來中國的時間和班次和聯系方式。

  三:公司信息的把握

  這個前面已經說過,你首先應該對公司產品,生產流程,技術參數了解了才有可能帶領客人參觀。

  事前最好準備一些關于公司的英文介紹,整個生產流程的英文,省的到時候翻譯出現困難。另外,對于一些客人可能問到的問題要提前準備好。

  四:客人信息的打探

  1、了解客戶,包括客戶的詳細聯系資料,公司背景,公司實力,經營狀況,經營范圍,客戶此次來訪的目的,主要對什么感興趣。還包括外商公司的股份結構,經營現狀,技術水平,近三年的資產負債數字。

  2.詳細了解外商的談判代表的具體情況,包括年齡,學歷,愛好,身體健康狀況,他在外商公司中的位置,他在經商履歷中的業績,他對投資項目的興奮點。

  3調查客戶性質:客戶來之前你就需要對客戶進行一些評估,是哪國人?是零售還是批發?網站是什么內容?針對于哪些產品?區域市場在哪等等。

  4了解客人的宗教問題,以方便接待。多了解客人國家習俗,習慣和喜好,注意細節,對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解,對本國文化當然應該多了解,客人問及時至少也應知道一點,不要

  這些都能贏得客人對你的尊敬。不僅在工作上,在其它方面都是這樣。

  了解客人公司及其本人的信息,更能達到知彼!

  五:準備接待材料和工作

  1參觀和談判可能用到的物品:

  數碼相機、預先準備好的CD盤刻錄的產品目錄和企業介紹(包括你們常用的付款方式,生產周期等),產品冊子,易于攜帶的小樣品;

  色板,計算器,尺,筆記本,訂書機,圖冊還有針對性的報價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件,作好基本的準備。

  一個專門的記錄本子,計算器,價格表,記錄本子最好選用有活頁的夾子。過一段時間可以整理一下,但是,已經記錄的不能隨便扔掉,整理好備查。

  2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌,讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客來訪,若接待能記住來訪的客人名字就更好了。

  3、會議室的安排,談判資料的預備,包括企業演示文稿的準備,以及相關需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。企業演示文稿內容要美觀詳盡,至少包括:

 ?。?)企業的競爭優勢,市場分析,往年的業績,清晰的組織結構圖

 ?。?)客戶服務流程,企業服務標準,投訴渠道,處理流程

 ?。?)研發隊伍的實力,歷史榮譽,開發的項目介紹,實驗室的參觀,負責人的資力介紹,榮譽證書,各種認證。

  4事先準備好接機牌,公司大廳接待牌,打掃公司接待談判室,樣品卡的準備,客人感興趣的其他產品的準備。

  5咖啡茶及一些小食品糖果的準備。

  6客人小禮物及樣品的準備。

  7.提前確定與外商談判的三個方案:最佳方案,折中方案和妥協方案;準備好為達到上述三個方案的策略和手段。

  注意:有時候需要打印接待通知,一定要下發給相關部門!

  8對附近娛樂設施及購物休閑設施要了解具體到位。

  接待客戶前對客戶進行詳細的了解,所謂知己知彼,在工作中了解了客戶才能更好地服務客戶,以帶來更高的滿意度。

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